Як зробити випадаючий список в Excel

113

Microsoft Excel – відмінний інструмент для роботи з табличними даними. З його допомогою можна швидко створити відповідну таблицю та заповнити її даними. При цьому Excel спрощує не тільки роботу з даними в таблиці, але і сам процес заповнення таблиці.

У цьому матеріалі мова піде саме про заповнення таблиці. Тут ви зможете дізнатися, як в Ексель зробити випадаючий список, який дозволить значно швидше заповнити таблицю даними. Інструкція буде актуальна для Excel 2007, 2010, 2013 і 2016.

Як зробити простий випадаючий список

Найпростіший спосіб зробити випадаючий список, в Ексель, це скористатися функцією для перевірки даних. Для створення даного списку, що випадає, вам спочатку потрібно зробити звичайний список з даними і розмістити його в документі Ексель. Такий список можна розмістити на тому ж аркуші документа, де буде розташований випадаючий список, або на будь-якому іншому аркуші.

Отже, спочатку створюємо список даних, які повинні знаходиться в випадаючому списку, і розміщуємо його в будь-якому зручному місці документа Ексель. Наприклад, ви можете розмістити такий список за областю друку або на іншому аркуші документа Ексель.

Після цього вибираємо комірку, в якій потрібно зробити випадаючий список. Виділяємо клітинку мишкою і натискаємо на кнопку «Перевірка даних», на вкладці «Дані».

кнопка Проверка данных

Після цього відкриється вікно «Перевірка введених значень». В цьому вікні спочатку потрібно відкрити список, що випадає «Тип даних» вибрати варіант «Список».

Тип данных - Список

Після чого потрібно заповнити рядок «Джерело».

строка Источник

Для цього встановлюємо курсор в рядок «Джерело» після чого виділяємо мишкою список даних, який повинен знаходиться в створеному списку.

заполненние строки Источник

Після зазначення джерела закриваємо вікно «Перевірка введених значень» натисканням на кнопку «Ok». Випадаючий список, в Ексель зроблений і його можна перевіряти.

готовый выпадающий список

Але, тепер в дану комірку можна ввести тільки ті дані, які присутні у випадаючому списку. А при спробі ввести неправильне значення ви будете отримувати повідомлення про помилку.

ошибка при вводе данных

Якщо ви хочете залишити можливість вводити в клітинку дані не містяться в списку, що випадає, то потрібно виділити комірку з впадають списком і натиснути на кнопку «Перевірка даних». Далі у вікні, потрібно перейти на вкладку «Повідомлення про помилку» і зняти позначку навпроти опції «Виводити повідомлення про помилку».

отключаем вывод ошибки

Після збереження налаштувань ви можете вводити в клітинку не тільки ті дані, які доступні в випадаючому списку, але і будь-які інші, які вам знадобляться.

Як зробити випадаючий список з додаванням даних

Описаний вище варіант випадаючого списку досить зручний. Але, якщо ви хочете регулярно додавати в нього нові дані, то цей варіант не підійде, оскільки після кожного додавання даних вам доведеться змінювати діапазон, який вказується в полі «Джерело». Вирішити цю проблему можна за допомогою функції «Розумні таблиці», яка з’явилася в Microsoft Excel 2007.

Для цього вам потрібно зробити список з даними, точно також як описано вище. Єдина відмінність, тепер список повинен мати заголовок.

список с данными

Після створення списку, його треба виділити і за допомогою кнопки «Форматувати як таблицю» на вкладці «Головна» застосувати до списку будь-який стиль.

кнопка Форматировать как таблиц

Після вибору стилю, з’явиться вікно Форматування таблиці». Тут потрібно встановити позначку навпроти опції «Таблиця із заголовком» і натиснути «Ok».

окно Форматирование таблицы

В результаті у вас повинна вийде таблиця з даними, приблизно така, як на скріншоті нижче.

таблица с данными

Тепер потрібно виділити комірку, в якій ви хочете зробити випадаючий список, і натиснути на кнопку «Перевірка даних» на вкладці «Дані». У вікні потрібно вибрати «Тип даних – Список», а потім встановити курсор в рядок «Джерело» і виділити мишкою список з даними, які повинні використовуватися для випадаючого списку (виділяти заголовок списку не потрібно).

заполнение строки Источник

Після цього не забудьте зберегти налаштування за допомогою кнопки «Ok». Тепер ви зробили випадаючий список, який буде автоматично збільшуватися при додаванні нових рядків у початковий список з даними.

выпадающий список с добавлением данных

Даний спосіб створення випадаючих списків з можливістю додавання нових рядків був перевірений на Excel 2010, але він також повинен працювати і в Excel 2007. Як і в більш сучасних версіях Excel, наприклад, Excel 2013 і Excel 2016.